Archivio storico

L’intervento attuale, volto a ricreare l’archivio storico della Fondazione nella sua interezza, ha superato i limiti temporali del lavoro effettuato fra il 1970 e il 1978 dalla signora Ilva Vaccari (nell’albero dell’inventario denominato: “Ordinamento 1970”), la quale, già segretaria delle scuole, ricevette l’incarico dal Rettore don Camillo Pezzuoli e dal Presidente dell’epoca, dott. Luciano Guerzoni, di mettere ordine fra le carte dell’archivio che in numerosi casi si trovavano disperse e ammassate in modo informe in ogni andito dello storico edificio del Collegio.

La signora Vaccari operò un ingente lavoro di recupero, riordino ed inventariazione, salvando dalla dispersione e da possibili danni una grandissima quantità di documentazione. Il risultato di tale lavoro è stato il ricongiungimento della documentazione recuperata ai nuclei più antichi dell’archivio dotati di ordinamenti precedentemente dati alle carte fra i secoli XVIII e XIX. La signora Vaccari condizionò i documenti all’interno di faldoni appositamente prodotti e li sistemò in due armadi della sala del Consiglio tuttora utilizzati. Dal punto di vista archivistico se da una parte nella struttura data alle carte e nella attribuzione dei nuclei documentari di volta in volta alla Congregazione, al Collegio, alla Chiesa e al Liceo, si può cogliere lo sforzo compiuto di riconoscere il produttore, non si può rinvenire un collegamento archivistico fra le carte in serie e sottoserie. L’inventario prodotto a seguito di quell’intervento fornisce infatti una descrizione topografica dell’archivio, non tenendo conto della continuità delle serie e non rispettando quindi i nessi archivistici originari e neppure, in taluni casi, la successione cronologica dei pezzi.

Per ammissione della stessa autrice di quel lavoro, l’operazione di recupero si rivelò così onerosa per lo stato di grave disordine in cui giaceva la documentazione, che in numerosi casi le scelte conservative hanno prevalso sull’applicazione dei principi ispirati alla scientificità di un riordino praticato secondo i criteri del metodo storico. Di fronte al prevalere di documentazione a carattere miscellaneo, la scelta praticata allora è stata quella di descrivere il più analiticamente possibile i singoli pezzi, applicando, forse anche inconsapevolmente, criteri di descrizione di natura più prettamente bibliografica (Ilva Vaccari fu anche autrice del catalogo del “Fondo Antico” della Biblioteca della Fondazione), a materiale documentario. Peraltro solo oggi, dopo l’elaborazione degli standards internazionali di descrizione archivistica ISAD (G) e ISAAR (CPF), le norme descrittive per gli archivi possono dirsi codificate.

Negli anni più recenti sotto la presidenza del Dott. Roberto Franchini si è ripresa intensamente l’attività sull’archivio storico. Scopo principale dell’intervento degli anni 2002-2008 è stata la costituzione della struttura dell’archivio, effettuata sulla base del riconoscimento dei produttori e dei vincoli che legavano fra loro le carte, determinando la formazione di serie e sottoserie. In realtà, la natura particolare di questo archivio, composto non solo da documenti prodotti e acquisiti dall’ente durante lo svolgimento delle proprie funzioni ma anche da materiale eterogeneo di natura non archivistica, ma più propriamente bibliografica, come per esempio antichi manoscritti e memorie, ha reso questo lavoro di ricostruzione della logica archivistica delle carte alquanto problematico.

L’altro aspetto fondamentale da cogliere per capire la complessità del lavoro di costruzione della struttura archivistica di questo archivio è quello della natura giuridica dell’ente produttore che ha agito per circa trecentocinquanta anni come ente privato ma con funzioni che potremmo definire pubbliche. Inoltre abbiamo di fronte un’istituzione complessa caratterizzata dall’indissolubile legame che unisce i due produttori più antichi, Congregazione e Collegio. Il secondo avrebbe dovuto essere un’emanazione del primo, ma di fatto agirono, quasi da subito, come due corpi staccati, con compiti diversi, ma nello stesso tempo inscindibili: la Congregazione si scisse in due “governi”, uno affidato ai confratelli secolari che avrebbero dovuto occuparsi prevalentemente dell’amministrazione dei beni e alle attività devozionali e uno affidato ai sacerdoti che avrebbero dovuto invece dedicarsi al buon andamento dell’attività educativa delle scuole e poi anche dell’Università. Di fatto questa divisione di ruoli non divenne operativa fino alla soppressione della Congregazione nel 1797. A quel punto rimasero i sacerdoti del Collegio ad occuparsi di tutto, del patrimonio e dell’attività scolastica. Il riflesso sulle carte della situazione descritta risulta con assoluta evidenza, ad esempio lo stesso fatto che normalmente, per lungo tempo, per definire l’ente vengano citati insieme, “Congregazione e Collegio”, è significativo della stretta connessione che li lega.

La struttura data all’archivio è lo specchio di quanto si è fin qui cercato di spiegare: di fatto per due secoli gli enti produttori furono due, ma l’archivio fu sempre uno solo. Dal 1797 rimase il Collegio unico ente produttore fino alla sua trasformazione in Fondazione nel 1954.

Durante il riordino si è proceduto nell’individuazione di una struttura gerarchica che vede nella parte superiore le serie prodotte dagli organi di governo: statuti, delibere, disposizioni ministeriali, ordini del giorno. Segue, immediatamente dopo, il “thesaurus”, contenente in prevalenza rogiti, ma anche scritture di natura molto varia. Simile è la tipologia dei documenti della serie “Scritture e memorie per l’Università” che costituisce un residuo (solo due buste) degli atti dell’istituzione nata in seno al Collegio S. Carlo negli anni Settanta del ‘600.

Seguono il carteggio amministrativo (perduto nella sua interezza, mancando la parte anteriore al 1779), i registri di protocollo e carteggi particolari dei rettori. La documentazione seguente è stata enucleata sotto la comune voce “Patrimonio” perchè riguarda la gestione e l’amministrazione dei beni mobili ed immobili di proprietà dell’ente; la voce “Contabilità” riunisce sotto di sè tutte le serie dei registri contabili, che si conservano con completezza, salvo rare eccezioni, solo dalla fine del XVIII secoli in avanti; sotto la voce “Personale” si è inserita la corposa serie dei fascicoli personali dei dipendenti e poco altro materiale relativo al trattamento economico del personale e alla Commissione interna. A questo punto può ritenersi concluso l’archivio amministrativo dell’ente e trovano inizio i nuclei archivistici prodotti a seguito dell’espletamento delle funzioni proprie dell’ente stesso:

1) la funzione scolastica ed educativa, comprendente la documentazione relativa al funzionamento del convitto e i nuclei delle scuole (Liceo/Ginnasio, Medie ed Elementari).

2) la funzione del culto svolta per conto della Congregazione e Collegio dalla Sagrestia, caratterizzata dalla relativa autonomia amministrativa e contabile goduta dal sagrestano.

Dopo le due funzioni suddette, a conclusione del vero e proprio archivio dell’ente si è collocata una serie originaria, costituita da voluminose cassette di legno numerate da I a V, contenente una miscellanea di atti che fin dalla fine del ‘700 erano evidentemente rimasti esclusi da altri ordinamenti.

La sezione successiva delle “Memorie della Congregazione e Collegio” è costituita da opere storiche realizzate internamente al Collegio, dai rettori, segretari e altri dipendenti a scopo di autodocumentazione.

L’ultima sezione è stata denominata “Raccolte bibliografiche e documentarie” e contiene in parte quel materiale, documentario e bibliografico, che è stato acquisito in vario modo, probabilmente a fini collezionistici. Infatti anche nel caso in cui si tratti di documenti, sono comunque documenti che non hanno relazione diretta con l’attività propria dell’ente, ma che forse potevano essere interessanti anche a fini educativi.

Il lavoro di riordino delle carte, esteso all’archivio storico nel suo complesso, si è prefisso di ricostituire, dove possibile, la configurazione originaria della documentazione anche solo sulla base delle antiche segnature presenti sui singoli pezzi. L’indagine, svolta a tappeto non solo sull’archivio, ma anche sul materiale conservato presso il “Fondo Antico” della Biblioteca della Fondazione ha portato al riconoscimento di numerosi documenti afferenti all’archivio, originariamente inseriti in serie di cui si era persa ogni traccia. Per esempio la sottoserie da noi denominata “Accademie antiche” della serie “Accademie” è stata riportata alla luce riaccorpando composizioni teatrali sparse fra l’archivio e la biblioteca, ma tutte contrassegnate dalla segnatura comune.

Anche le sottoserie “Antichità di Modena” e “Antichità Libri” sono state ricondotte, per quanto possibile alla loro condizione primigenia: infatti si deve presente che gran parte di questi documenti sono stati consegnati nel 1930, a titolo di deposito temporaneo, alla Biblioteca Estense, ai fini di una migliore conservazione e fruizione.

Per la documentazione che non presentava antiche segnature e che si trovava sparsa e frammentaria, avendo perso anche il vincolo dell’unità documentaria, si è proceduto con un intervento di riaggregazione fisica dei pezzi; tale situazione si è rivelata particolarmente grave fra le carte relative all’attività accademica e didattica in generale. Le composizioni letterarie, poetiche, devozionali, ora confluite nella sottoserie “Filze numeriche”, o, ancora, le carte appartenenti al professor Tarasconi (ora inserite fra gli “Archivi personali”) erano in gran parte smembrate e sono state, fin dove possibile, riattribuite e ricomposte sulla base del riconoscimento di caratteristiche intrinseche ed estrinseche, come per esempio, il contenuto, l’intitolazione, la paginazione, la grafia, il formato.

Anche il nucleo documentario afferente in origine alle cinque “Cassette antiche” è stato in buona parte ricostituito sulla base delle attestazioni contenute nell’ “Indice per gli atti e documenti dell’Archivio del Ducale Collegio di Modena” del sec. XIX.

Si è ricondizionato il 50% dell’archivio, eliminando i contenitori più rovinati e non significativi per la storia dell’archivio e mantenendo invece le buste e le cassette più antiche connotate da intitolazioni e annotazioni importanti.